Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu!

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Đây là thắc mắc chung của rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân bắt đầu tham gia vào việc trao đổi hàng hóa với nước ngoài. Chính vì thế, SIMBA GROUP đã tập hợp tất cả những thông tin có liên quan tới bộ chứng từ xuất nhập khẩu vào bài viết ngay dưới đây. Xin mời bạn đọc tham khảo cùng chúng tôi nhé!

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Định nghĩa

Để xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó, bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Theo đó bộ chứng từ này là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh một sự việc, làm căn cứ để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên. 

Chức năng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu sẽ có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Và mỗi loại chứng từ sẽ có những chức năng, vai trò nhất định. Tuy nhiên nhìn chung bộ chứng từ xuất nhập khẩu có chức năng chính là giúp cho quá trình thanh toán tiền hàng được minh bạch hơn và từ đó hỗ trợ cho việc đổi trả, khiếu nại trong trường hợp giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu phát sinh những mâu thuẫn. 

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Và tùy thuộc vào mặt hàng nhập khẩu, các quy định hiện nay mà bộ chứng từ giữa các lô hàng cũng có sự khác biệt. Dưới đây là giải đáp thắc mắc về bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm có những gì mà chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn đọc:

Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan như: Thông tin của người mua và người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện, cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán,…
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo với những thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán. Chính vì vậy trên hóa đơn này cần thể hiện rõ những nội dung như: Đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng của người hưởng lợi… 
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): là loại chứng từ thể hiện rõ cách thức đóng gói của lô hàng. Thông qua loại chứng từ này, người đọc có thể biết được lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích thế nào…
• Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã được xếp lên trên phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). So với vận đơn đường biển gốc, loại chứng từ này còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Là văn bản mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện vận chuyển phải kê khai đầy đủ các thông tin chi tiết về lô hàng hoặc phương tiện khi tiến hành xuất, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam. 

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu thường có

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Có hình thức giống như một hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán. Bởi đây không phải là giấy tờ đòi tiền.
• Tín dụng thư (L/C): Là thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. Loại chứng từ này là cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền trong một khoảng thời gian nhất định.
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là loại chứng từ do người bảo hiểm kí phát, cam kết bồi thường cho người được nhận bảo hiểm.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Là loại chứng từ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất ngay tại nước đó. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, quốc gia nào đó.
• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch động/thực vật cấp để xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Vai trò của loại chứng từ này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ với nhau.

Một số chứng từ bắt buộc khác

Ngoài những giấy tờ trên thì một số chứng từ khác cũng cần phải có trong bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm:

• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
• Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )
• Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
• Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
• Phiếu an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet)

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Quy trình làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu trải qua 5 bước chính như sau:

• Bước 1 – Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa: Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các loại chứng từ (đã được nêu bên trên) bằng cách in các mẫu đơn, sau đó điền đầy đủ thông tin. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể điền trực tiếp trên máy trước khi in ra.
• Bước 2 – Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chưa cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS thì cần cài đặt phần mềm để thuận tiện cho công tác khai và truyền tờ khai.

• Bước 3 – Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hóa nhập khẩu nằm trong danh sách hàng xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần phải bổ sung hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo đúng quy định. Và trong trường hợp ngược lại, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này. 

• Bước 4 – Khai và truyền tờ khai

Sau khi đã tải phần mềm khai báo hải quan xuống, khi này doanh nghiệp có thể tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan. Sau đó lấy lệnh giao hàng. Lệnh giao hàng là một trong những chứng từ quan trọng để người nhập khẩu có thể lấy hàng ra khỏi cảng và sau đó vận chuyển về kho của mình.

• Bước 5 –  Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa là mở và thông quan tờ khai. Quá trình mở tờ khai hải quan cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu
• Tờ khai phân luồng
• Invoice
• Packing list
• Bill of lading
• Các chứng từ cần thiết khác nếu được yêu cầu (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).

Sau khi xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan, nếu thấy các chứng từ đã hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.